Er bestaat een type medewerker, dat ik “de rookmelder” noem. Iemand die jou – ogenschijnlijk met de beste bedoelingen – ongevraagd telkens opnieuw vertelt wat er volgens hem/haar foutloopt in de samenwerking of de communicatie binnen je bedrijf.
De rookmelder zal jou bv. vertellen “dat Mieke na de vergadering in huilen is uitgebarsten omdat ze zich door jou geviseerd voelt”. En vrijwel meteen daarop komt de boodschap: "Je mag er niets over zeggen tegen Mieke, want ze wil niet dat jij het weet! Maar ik vond dat ik het jou toch moest vertellen..." En soms krijg je dan ook te horen: “Misschien moet je in het vervolg toch wat voorzichtiger zijn in jouw communicatie!”
Of: “Ik moet jou iets vertellen, maar je mag er verder niets mee doen, want het is heel vertrouwelijk. Marc heeft mij namelijk verteld dat hij aan het solliciteren is, omdat hij het niet eens is met de nieuwe verdeling van de klantenportefeuille. Misschien moet je die beslissing herzien? Het zou toch jammer zijn als Marc vertrekt?”
Hoewel de meeste rookmelders de beste intenties hebben – vaak een grote drang naar harmonie - richten ze meer schade aan dan je op het eerste zicht zou denken:
De ontvanger van de boodschap gaat aan zichzelf twijfelen
De medewerker in kwestie wordt niet uitgenodigd om het probleem zélf aan te kaarten en leert dus niet assertief te zijn
Het probleem blijft bestaan en wordt op deze manier vaak groter dan het eigenlijk is – want je mag er niets aan doen! De verhoopte harmonie wordt precies het tegenovergestelde; er ontstaat veel meer onderhuidse spanning, de ideale voedingsbodem voor conflicten
De rookmelder schendt de vertrouwensrelatie tussen zichzelf en de medewerker in kwestie; wat in vertrouwen werd verteld, wordt doorgegeven
Laten we even kijken naar de elementen in de boodschap van de rookmelder:
1° Je krijgt de boodschap ongevraagd en je mag er niets mee doen
Wat is dan de bedoeling van de boodschapper? Vraag er naar! Zeg dat je nieuwsgierig bent naar de reden waarom de rookmelder jou dit nieuws komt vertellen. Wat hoopt hij/zij dat er verandert als je er niets aan mag doen?
Zeg dat je ziet hoe betrokken de rookmelder is bij het bedrijf en wil bijdragen aan een goede sfeer en een prettige samenwerking, maar dat als de boodschap in vertrouwen aan hem/haar is verteld, hij/zij dat vertrouwen nu schendt.
Een rookmelder is betrokken en streeft naar harmonie, maar bereikt precies het tegenovergestelde
Geef aan dat je dit gesprek liever met de medewerker in kwestie wil voeren, zodat je een kans krijgt om er eventueel iets mee te doen. Ga na of de rookmelder de medewerker kan motiveren om het probleem met jou bespreekbaar te maken.
Spreek af hoe de rookmelder in het vervolg zal omgaan met dergelijke boodschappen of opgevangen signalen. Misschien vindt hij/zij het zelf helemaal niet leuk om opgezadeld te zitten met deze negativiteit en kan hij/zij zelf assertiever optreden. Bv. door Marc te onderbreken en te vragen waarom hij dat niet meteen met de bedrijfsleider bespreekt? Of door Mieke te stimuleren om aan de manager te vertellen dat zij zich geviseerd voelt en wat daar aanleiding toe heeft gegeven.
2° Vaak krijg je dan ook nog eens als advies dat jij jouw gedrag moet aanpassen.
Zo heb ik in mijn leven al verschillende keren te horen gekregen dat ik anderen intimideer door mijn lengte (181cm zonder hakken), iets waar ik met de beste wil van de wereld niets aan kan doen. Het gevolg was dat ik mij op allerlei manieren klein probeerde te maken om toch maar niet zo’n impact te hebben.
Tot ik begreep dat het er niet om gaat dat ik anderen intimideer – want dat zou betekenen dat ik bewust gedrag inzet om anderen te intimideren en dat is (meestal toch ;-) ) niet het geval. Anderen voélen zich geïntimideerd door mijn lengte, doordat dat bij hen iets fundamenteels raakt waardoor het zo’n impact heeft.
De verantwoordelijkheid ligt helemaal niet bij mij. Ik kan er wel voor kiezen om er rekening mee te houden en dat doe ik door bv. voor te stellen om te gaan zitten. Dat praat voor mij ook gemakkelijker en dus doe ik daarbij ook iets waar ik zelf beter van word. Maar ik vind het belangrijk om elegant voor de dag te komen, dus ik pas mijn schoeisel niet aan en draag wel schoenen met (soms erg hoge) hakken. De keuze ligt mij bij en de verantwoordelijkheid bij de ander.
Zo is het ook met jouw persoonlijkheid. Er zijn bepaalde aspecten van jouw persoonlijkheid die ervoor zorgen dat jij succesvol bent als ondernemer, bedrijfsleider, manager... En die iets in anderen kunnen raken. Zorg ervoor dat je samenwerkt met mensen die die persoonlijkheidskenmerken naar waarde schatten en er niet tegen vechten. Als jij jezelf klein moet maken om toch maar te passen bij jouw team, dan is dat niet het juiste team voor jou!
Zelf heb ik ook aan den lijve mogen ervaren hoeveel energie er vrijkomt als je je kunt omringen door mensen die jouw sterktes en talenten erkennen, daar het voordeel van inzien en dat waarderen. Als jij een aanvulling kunt zijn op de sterktes en talenten van de anderen en als jij de anderen toelaat om een aanvulling te zijn op jouw kwaliteiten, dan stroomt alles gewoon vanzelf.
Temeer omdat ik in het begin van mijn ondernemersavontuur niet door zulke mensen werd omringd en van mij werd verwacht dat ik mij voortdurend aanpaste, is ons bedrijf pas sterk kunnen groeien toen het team veranderde. En ben ik zelf als ondernemer en als mens sterk gegroeid, een proces dat nog steeds bezig is en nooit zal eindigen, hoop ik.
3° Wie heeft een probleem? Jij, de medewerker of de rookmelder?
Waar rook is, is vuur? Niet altijd! Soms willen mensen even stoom aflaten en plaatsen ze daarna de zaken opnieuw in hun juiste perspectief. Bv. in het geval van Mieke; misschien had ze het net privé wat moeilijk en zag ze achteraf dat jouw communicatie helemaal niet persoonlijk was bedoeld.
Ik ben absoluut pleitbezorger voor transparante communicatie en wie mij kent, weet dat ik graag de zaken benoem. Maar niet alles moet bespreekbaar gemaakt worden, als er niet echt een probleem is. Rookmelders kunnen van een kleine kwestie een probleem maken en zo voor onnodige onrust zorgen.
De meeste rookmelders hebben een grote drang naar harmonie en komen zaken melden omdat ze willen zorgen voor een prettige werksfeer. In elk bedrijf zijn er wel eens spanningen en onenigheid. Vaak heeft een rookmelder net te leren hoe hiermee om te gaan en zich niet alle problemen eigen te maken. Een boeiende leestip over dit thema is het boek “Problemen laten bij wie ze horen” van Lundberg & Lundberg.
Waar rook is, is vuur? Misschien wel! Krijg je vaak indirecte feedback, dan lijkt het mij wel belangrijk om toch even in de spiegel te kijken. Misschien ben jij je niet bewust van de impact die jouw gedrag heeft op jouw omgeving en heb je de wens om het anders aan te pakken. Coaching kan daarbij helpen, zodat jij jouw sterke eigenschappen blijft behouden én goed in relatie blijft met je collega’s.
Een prettige samenwerking is een balans tussen jezelf zijn en rekening houden met de ander
Meer tips om om te gaan met rookmelders in je team? Laten we er even over sparren!